YPSOS:TN:Einkauf:Lieferantenmahnung
Lieferantenmahnungen
Für Terminbestätigungsmahnungen und Lieferterminmahnungen können jeweils automatisiert oder manuell Mahnungen erstellt und per E-Mail versendet werden. Die Mahnungen werden anhand einer Vorlage erstellt.
Dieses Modul kann nur mit der Zusatz-Lizenz "Lieferantenmahnung, Modul 44" verwendet werden.
Vorlagen
Für Terminbestätigungsmahnungen und Lieferterminmahnungen muss jeweils eine eigene Vorlage erstellt werden. Wählen Sie dazu im Modul "05-Einkauf" im Ordner "Lieferantenmahnungen" den Punkt "Vorlagen" aus und wählen im Menü die Vorlagenart aus, die Sie bearbeiten wollen:
Die Vorlage wird im Textbearbeitungsprogramm von YPSOS geöffnet. Über die Schaltfläche "Variablen" können folgende Variablen in den Mahntext eingesetzt werden, die beim Erzeugen der Mahnung durch die entsprechenden Werte aus der Datenbank ersetzt werden:
Einstellungen
Erzeugung und E-Mailversand
Bevor Sie Mahnungen erzeugen und per E-Mail verschicken können, müssen Sie zuerst den E-Mailaccount hinterlegen.
Öffnen Sie dazu im Modul 30 "Einstellungen" unter "Programmeinstellungen"->"Bestellungen" den Punkt "Lieferantenmahnungen.
Außer den Daten des E-Mailaccounts können Sie angeben, ob Mahnungen automatisch erzeugt werden sollen und zu welchem Zeitpunkt dies erfolgen soll. Mit der Option "E-Mail sofort versenden" werden automatisch erzeugte Mahnungen direkt nach dem Erstellen an den Empfänger per E-Mail versendet. Vor allem in der Testphase kann es sinnvoll sein, die automatisch erzeugten Mahnungen zuerst zu überprüfen, bevor sie an den Lieferanten verschickt werden. Deaktivieren Sie dazu die Option "E-Mail sofort versenden". Jetzt können Sie eine Liste der erzeugten E-Mails öffnen, überprüfen ob die Mahnungen Ihren Vorstellungen entsprechen, gegebenenfalls korrigieren und anschließend versenden.
Wird die Option "Mahnung als HTML in E-Mail" aktiviert, wird die erzeugte Mahnung in ein HTML-Dokument konvertiert und in den E-Mailtext übernommen. Bitte beachten Sie, dass bei der Konvertierung nicht alle Formatierungen der Textverarbeitung übernommen werden können. So sind beispielsweise fest positionierte Bilder als Hintergrund nicht möglich.
Ist diese Option nicht aktiviert, können Sie einen festen Text für die E-Mail-Nachricht mit der Schaltfläche "Text E-Mail bearbeiten" hinterlegen.
Die Mahnung wird immer als PDF-Dokument an die E-Mail als Anhang angehängt.
Einstellungen in der Lieferantenadresse
Um einen Lieferanten automatisch anmahnen zu können, muss in der Adresse die Option "automatische Anmahnung einer Terminbestätigung, eines Liefertermins" aktiviert werden und eine E-Mailadresse hinterlegt werden. Öffnen Sie dazu die Lieferantenadresse und wechseln Sie zur Seite "Lieferantenmahnung". Geben zuerst die E-Mailadresse ein, bevor Sie die automatische Mahnung aktivieren.
Mahnungen
Mahnungen können manuell oder automatisch zu der in den Einstellungen gewählten Uhrzeit erzeugt werden.
Automatisch erzeugte Mahnungen
Beim automatischen Erzeugen von Terminbestätigungsmahnungen müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- die Bestellung muss gedruckt sein
- die Bestellposition darf NICHT als erledigt markiert sein
- es darf kein bestätigter Liefertermin in der Bestellposition hinterlegt sein
- beim Lieferanten muss die automatische Anmahnung von Terminbestätigungsmahnungen aktiviert und eine E-Mailadresse hinterlegt sein
- zwischen dem Datum der Bestellung oder - falls bereits eine Mahnung erfolgte - dem Datum der letzten Terminbestätigungsmahnung und dem aktuellen Datum, müssen mindestens die in der Adresse angegebenen Anzahl der "Tage bis zur Anmahnung der Terminbestätigung" verstrichen sein. Bei der Berechnung der Tage werden keine Wochenenden berücksichtigt.
Beim automatischen Erzeugen von Lieferterminmahnungen müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- die Bestellung muss gedruckt sein
- die Bestellposition darf NICHT als erledigt markiert sein
- es muss ein bestätigter Liefertermin in der Bestellposition hinterlegt sein
- beim Lieferanten muss die automatische Anmahnung von Lieferterminmahnungen aktiviert und eine E-Mailadresse hinterlegt sein
- zwischen dem bestätigten Liefertermin oder - falls bereits eine Mahnung erfolgte - dem Datum der letzten Lieferterminmahnung und dem aktuellen Datum, müssen mindestens die in der Adresse angegebenen Anzahl der "Tage bis zur Anmahnung des Liefertermins" verstrichen sein. Bei der Berechnung der Tage werden keine Wochenenden berücksichtigt.
Bei automatisch erzeugten Mahnungen wird immer der in den Einstellungen hinterlegte E-Mailaccount verwendet.
Manuell erzeugte Mahnungen
Zum manuellen Erzeugen einer Lieferantenmahnung, öffnen Sie eine Liste von Bestellpositionen und markieren sie die Positionen, die angemahnt werden sollen. Wählen Sie dann im Menü "Spezial" der Liste den Typ der zu erzeugenden Mahnung aus:
Beim manuellen erzeugen von Mahnungen wird nicht berücksichtigt, ob der Lieferant automatisch angemahnt werden soll. Außerdem werden keine Termine überprüft, sondern immer eine Mahnung erzeugt, egal ob die Mahnfristen bereits verstrichen sind. Ansonsten gelten die Gleichen Voraussetzungen wie bei der automatischen Mahnung.
Bei der manuellen Mahnung wird immer der Standard-E-Mailaccount des gerade angemeldeten Mitarbeiters verwendet. Die erzeugten Mahnungen werden nicht direkt verschickt, sondern zuerst im E-Mailbrowser angezeigt.