YPSOS:HELP:ANGEBOT:DRUCKDIALOG

Der Druckdialog für Angebote

Der Druckdialog für Angebote ist in drei Seiten unterteilt, die durch Anklicken des entsprechenden Reiters angezeigt werden:

1. Liste
2. Formulare
3. Druckaufträge

Im unteren Bereich des Dialogs wird die Anzahl der ausgewählten Datensätze angezeigt, die beim Bestätigen des Dialogs gedruckt werden.

Liste

Auf dieser Seite können die aktuell markierten Angebote als Liste gedruckt werden.
Als Standard wird das "Bildschirmformat" vorgeschlagen, welches die Angebotsliste mit den gleichen Spalten druckt wie in der zuletzt angezeigten Angebotsliste auf dem Bildschirm. Weiterhin können sämtliche vom Anwender abgesicherten Listenformate (Reiter "Benutzer"), von anderen Anwendern für die allgemeine Benutzung freigegebenen Listenformate (Reiter "Allgemein") sowie die fest in YPSOS hinterlegten Listenformate (Reiter "System") gedruckt werden.
Bei Bildschirmformaten mit variablen Spaltenbreiten wird immer der vollständige zur Verfügung stehend Platz auf dem Ausgabemedium ausgenutzt. So können Sie auch Listen mit vielen Spalten vollständig ausdrucken, wenn Sie auf ein entsprechendes Ausgabemedium drucken (z.B. A3 Quer oder A4 Quer mit 50%).

Formulare

Auf dieser Seite können einzelne Angebotsformulare gedruckt werden.

• Formular
  Mithilfe dieses Popup-Menüs wählen Sie, welche Formularart gedruckt werden soll, also beispielsweise Angebot oder Preismitteilung

• Format
  Mit diesem Popup-Menü wählen Sie aus, welche Formulardefinitionen verwendet werden sollen. In den Formulardefinitionen ist unter anderem festgelegt, welche Daten auf den Formularen an welcher Position und in welcher Schriftart ausgegeben werden sollen. Formulardefinitionen können von Anwendern mit Verwalterrechten im Modul "30-Einstellungen"->"Programmeinstellungen"->"Angebote" unter dem Menüpunkt "Formulardruck Angebote" angelegt und bearbeitet werden.

• Optionen

  • Einzelpreise, Rabatte, Gesamtpreise
    Hier können die in den Druckeinstellungen für Angebote hinterlegten Einstellungen zum Druck der genannten Spalten temporär überschrieben werden, ohne dass ein Anwender mit Verwalterrechten die Druckeinstellungen ändern muss.
  • Hintergrundbild
    Mit dieser Option können Sie ein Bild festlegen, welches hinter dem Formulartext auf den Formularen ausgegeben wird. Diese Option wird automatisch aktiviert, sobald Sie mit dem Popup-Menü unterhalb der Option ein Bild aus dem YPSOS Datenstamm auswählen. Nähere Informationen finden Sie in unserer Technote Hintergrundgrafiken für den Formulardruck.

• Druckziel
  Mit diesem Popup-Menü legen Sie fest, wie die Ausgabe des erzeugten Formulars erfolgen soll. Bitte beachten Sie, dass bei Verwendung von YPSOS unter Windows-Betriebssystemen eine andere Ausgabe als auf das Ziel "Drucker" nur erfolgen kann, wenn die Zusatz-Software "FreePDF" korrekt installiert und für YPSOS konfiguriert wurde.
  • Drucker
    Die Ausgabe erfolgt auf dem in der Liste "Papierformat und Druckeinstellungen" gewählten Drucker.
  • Datei
    Bei Auswahl dieses Druckziels erscheint unter dem Popup-Menü des Druckziels ein Feld, in welchem der Pfad angegeben werden muss, unter welchem die erzeugten PDF-Dateien abgelegt werden sollen. Um den Pfad festzulegen klicken Sie auf die Schaltfläche "Pfad wählen". Die Pfadeinstellung merkt YPSOS sich für jeden Anwender und bei einem erneuten Aufruf des Druckdialogs wird der Pfad wieder angezeigt. Falls der Pfad inzwischen nicht mehr gültig ist, wird er in roter Schriftfarbe angezeigt und muss neu gewählt werden.
  • Vorschau
    Dieses Druckziel dient zur Kontrolle des Formulars. YPSOS erzeugt das Formular im PDF-Format und zeigt es auf dem Bildschirm an. Über jede Seite des Ausdrucks wird der Text "Vorschau" ausgegeben. Bei einem Ausdruck als Vorschau wird das Angebot nicht als gedruckt markiert und der Ausdruck wird nicht in den erfolgten Ausdrucken archiviert.
  • Email
    Mit diesem Druckziel legt YPSOS eine neue E-Mail an, welcher das erzeugte Formular als PDF angehängt ist. Der Vortext des Angebots wird als Text in die E-Mail eingefügt. Falls für den Adressaten eine E-Mailadresse hinterlegt ist, wird diese als Mailempfängeradresse verwendet. Unterhalb des Popup-Menüs für die Auswahl des Druckziels können Sie optional noch ein Dokument auswählen, welches als zusätzlicher Anhang der E-Mail beigefügt wird. Die als Anhang verwendbaren Dokumente müssen von einem Anwender mit Verwalterrechten in den Programmeinstellungen unter dem Punkt "E-Mail"->"Standardanhänge" eingepflegt werden. Die erzeugte E-Mail wird anschließend im YPSOS-Mailbrowser angezeigt und kann dort noch kontrolliert und gegebenenfalls korrigiert werden.

• Papierformat und Druckeinstellungen
  Hier wird die Liste der konfigurierten Druckeinstellungen angezeigt. Sie können beliebig viele Einstellungen anlegen, bearbeiten und bis auf den letzten Eintrag auch wieder löschen. Die Liste ist gemeinsam für alle Formulardrucke, das bedeutet, wenn Sie hier eine neue Druckeinstellung anlegen, steht diese auch beim Auftrags- und Bestellformulardruck zur Verfügung. Alle Änderungen in dieser Liste beziehen sich daher auf den Angebots-, Bestell- und den Auftragsformulardruck gleichzeitig.

• Kopien
  Geben Sie hier die Anzahl der gewünschten Kopien für das Formular ein.

Druckaufträge

Druckaufträge sind Formulardruckeinstellungen, die nach einmaliger Konfiguration einfach markiert und mit einem Klick gedruckt werden können. In den Konfigurationen für Druckaufträge werden die gleichen Einstellungen hinterlegt wie auf der Seite "Formulare". Druckaufträge werden je Arbeitsplatz abgesichert, wenn Sie also an einen anderen Arbeitsplatz wechseln, stehen die auf Ihrem Arbeitsplatz konfigurierten Druckaufträge nicht automatisch zur Verfügung. In YPSOS ist für jede Formularart ein Druckauftrag mit den Standardeinstellungen vorkonfiguriert. Diese vorkonfigurierten Druckaufträge können jedoch jederzeit bearbeitet oder auch gelöscht werden. Mit der "Anlegen" Schaltfläche unterhalb der Liste der Druckaufträge können Sie beliebig viele neue Druckaufträge anlegen. Mit der "Duplizieren"-Schaltfläche können Sie Druckaufträge mit allen Einstellungen duplizieren und so schnell z. B. für einen Druckauftrag zum Druck eines Angebots auf Briefpapier einen Druckauftrag zum Druck einer Angebotskopie als PDF mit Hintergrundbild für Ihr Archiv erzeugen.

Mit der "Übernehmen"-Schaltfläche können Druckaufträge von anderen Arbeitsplätzen übernommen werden. Falls nach der Übernahme von Druckaufträgen die neuen Druckaufträge mit einem roten Hintergrund in der Liste der Druckaufträge angezeigt werden, stehen die im Druckauftrag hinterlegten Druckeinstellungen auf Ihrem Arbeitsplatz nicht zur Verfügung und müssen korrigiert werden. Öffnen Sie dazu die fehlerhaften Druckeinstellungen und wählen Sie in der Konfiguration bei "Papierformat und Druckeinstellungen" eine für Ihren Arbeitsplatz gültige Druckereinstellung aus oder legen Sie eine geeignete Druckeinstellung neu an. Ändern sollten Sie Druckeinstellungen nur dann, wenn sicher gestellt ist, dass die Änderung auch bei allen anderen Druckaufträgen die die gleichen Druckeinstellungen verwenden gewünscht ist. Denken Sie auch daran, dass die Druckeinstellungen gemeinsam beim Auftrags-, Angebots- und Bestellungsdruck verwendet werden!

Mit einem weiteren Popup-Menü können Sie festlegen, ob die gewählten Druckaufträge beim Druck entweder nach den Druckaufträgen oder nach den Angeboten sortiert ausgegeben werden. Mit der Option "pro Druckauftrag zusammenfassen" werden die markierten Druckaufträge nacheinander für alle gewählten Angebote ausgegeben. Dadurch können erhalten Sie in unserem Beispiel alle Angebote zusammengefasst und dann alle Angebotskopien. Wählen Sie die Option "pro Angebot zusammenfassen", wird zu jedem Angebot direkt im Anschluss die Angebotskopie gedruckt.

Sammeldruckaufträge

Mit einem Sammeldruckauftrag können Sie häufig verwendete Kombinationen von Druckaufträgen zusammenfassen und so mit einem Klick den Ausdruck von mehreren Formularen auf unterschiedlichen Druckern/Druckschächten veranlassen. Damit lässt sich beispielsweise ein Ausdruck des Angebots auf Drucker 1, Schacht 1 mit Ihrem Briefpapier und eine Kopie des Angebots auf dem gleichen Drucker aber Schacht 2 mit einfachem Papier mit einem Klick ausgeben.

Zum Erstellen eines Sammeldruckauftrags markieren Sie einfach alle gemeinsam zu druckenden Druckaufträge in der Liste der Druckaufträge. Zum Markieren mehrerer Einträge halten Sie die <STRG>-Taste ("Apfel"-Taste unter MacOS) gedrückt, während Sie einen zusätzlichen Eintrag anklicken. Nachdem alle zusammengehörigen Druckaufträge markiert sind, klicken Sie auf die Schaltfläche "Anlegen-N" unterhalb der Liste der Sammeldruckaufträge. Dadurch wird ein neuer Eintrag mit der Bezeichnung "Neu" in der Liste der Sammeldruckaufträge angelegt. Sie können den Eintrag umbenennen, indem Sie einen Doppelklick auf die Bezeichnung machen und dann den Namen überschreiben. Um einen Sammeldruckauftrag zu starten klicken Sie auf den entsprechenden Eintrag in der Liste der Sammeldruckaufträge. Kontrollieren Sie ob alle gewünschten Druckaufträge in der Liste der Druckaufträge markiert sind und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Drucken".