YPSOS:HELP:ARTIKEL:EINGABEMASKE

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Die Eingabemaske für Artikel

Wenn ein Artikel bearbeitet wird, erscheint die Eingabemaske für die Artikelbearbeitung. Um die Bearbeitung eines Artikels übersichtlich darzustellen, ist diese Eingabemaske auf mehrere Bildschirmseiten verteilt. Am linken Rand der Eingabemaske wird eine Liste aller verfügbaren Bildschirmseiten angezeigt. Die aktive Bildschirmseite wird durch eine Hervorhebung des entsprechenden Listenelements angezeigt.

Wechseln der aktuellen Bildschirmseite der Eingabemaske

Mit Hilfe der Liste der Bildschirmseiten am linken Rand der Artikeleingabemaske kann zwischen den Bildschirmseiten der Eingabemaske umgeschaltet werden. Zum Wechseln der Bildschirmseite klicken Sie mit der Maus in der Liste auf den Namen der gewünschten Bildschirmseite.

Beenden der Eingabe und Schließen der Eingabemaske

Klicken Sie auf die „Bestätigen”-Schaltfläche oder drücken die „Bestätigen”-Taste auf dem Zahlenblock der Tastatur, falls Sie die Eingaben in der Artikeldatei speichern und die Bearbeitung des Artikels beenden wollen. Klicken Sie auf die „Bestätigen +„- Schaltfläche, falls Sie alle gemachten Änderungen in die Datei aufnehmen möchten jedoch weitere Artikel neu anlegen wollen. YPSOS zeigt Ihnen darauf hin wieder eine leere Eingabemaske. Klicken Sie auf „Abbrechen”, falls Sie die Bearbeitung abbrechen wollen und die durchgeführten Änderungen nicht in die Datei aufnehmen wollen.


Die Bildschirmseite „Stammseite”

Auf dieser Artikelbildschirmseite werden die Basisdaten zu einem Artikel angezeigt und können bearbeitet werden. Wird ein Artikel aus einer Liste per Doppelklick geöffnet, wird ein Artikel immer zuerst auf dieser Bildschirmseite angezeigt.

Eingabe der Daten auf der Bildschirmseite „Stammseite”

Klicken Sie in das gewünschte Eingabefeld (soweit die Einfügemarke sich noch nicht dort befindet). Geben Sie die gewünschten Daten mit der Tastatur ein. Drücken Sie die Tabulatortaste, um zum nächsten Feld zu gelangen. Drücken Sie die Tabulatortaste zusammen mit der Umschalttaste, um zum vorhergehenden Feld zu gelangen. Ankreuzfelder oder Auswahlknöpfe wählen Sie einfach mit der Maus aus.

Artikelnummer Die YPSOS-Artikelnummer kann bis zu 20 Zeichen umfassen. Es sind sowohl Ziffern als auch Buchstaben und Sonderzeichen erlaubt. Die Artikelnummern verschiedener Artikel sollten unterschiedliche sein, gleiche Artikelnummern sind jedoch je nach den getroffenen Programmeinstellungen möglich (siehe YPSOS Office Handbuch, Kapitel 22 "Einstellungen", auf Seite 289).

Warengruppe Hier kann die Warengruppenzugehörigkeit des Artikels festgelegt werden. Tragen Sie dazu entweder direkt die Nummer der Warengruppe ein oder wählen Sie die Warengruppe im darunterliegenden PopUp-Menü aus. Es können nur Warengruppen ausgewählt werden, die bereits in YPSOS angelegt sind (siehe YPSOS Office Handbuch, Kapitel 5 "Warengruppen", auf Seite 121).

Barcode Hier kann ein maximal 12-stelliger Barcodewert hinterlegt werden. Bei Eingabe aller zwölf Stellen eines EAN-13-Codes wird die Prüfziffer automatisch berechnet und angezeigt. Durch Anklicken der „Neu”-Schaltfläche wird dem Artikel ein neuer EAN-13-Code entsprechend den Programmeinstellungen zugewiesen (siehe YPSOS Office Handbuch, Kapitel 22 "Einstellungen", auf Seite 289).

Marke und Typ In diesen beiden Feldern können beliebige Kennzeichen für den Artikel hinterlegt werden. Die Eingabe erfolgt entweder durch direktes Eintippen oder durch Auswahl aus den zugehörigen Hilfsmenüs (siehe YPSOS Office Handbuch, Kapitel 22 "Bearbeiten der Hilfsmenüs für Bildschirmeingabemasken", auf Seite 298). Für das Feld „Marke” können maximal 25, für das Feld „Typ” maximal 60 Zeichen hinterlegt werden.

Name Im Artikelnamen können Sie eine Kurzbeschreibung des Artikels mit maximal 80 Zeichen hinterlegen.

Beschreibung Hier können Sie eine ausführliche Beschreibung des Artikels hinterlegen. Die Beschreibung kann optional in mehreren Sprachen hinterlegt werden. Wählen Sie dazu die jeweils gewünschte Sprache aus dem PopUp-Menü neben der Beschreibung und geben Sie anschließend den fremdsprachigen Text für die Beschreibung und die Bezeichnung ein. Es stehen Ihnen die Sprachen zur Verfügung, die zuvor vom Verwalter im Modul „Einstellungen” angelegt wurden. Lesen Sie dazu im YPSOS Office Handbuch Kapitel 22 "Bearbeiten der Hilfsmenüs für Bildschirmeingabemasken", auf Seite 298.

Mit der Schaltfläche „Löschen” können nicht mehr benötigte fremdsprachliche Beschreibungen gelöscht werden. Für Beschreibungen in einer nicht hinterlegten Sprache wird automatisch die Beschreibung in der Standardsprache verwendet.

Mengeneinheiten Für jeden Artikel können die Lagereinheit, die Verkaufseinheit und die Speditionseinheit getrennt hinterlegt werden. Es können nur bereits in YPSOS hinterlegte Einheiten verwendet werden. Wollen Sie unterschiedliche Einheiten für einen Artikel verwenden, muss für die Umrechnung zwischen den Einheiten eine Vorschrift hinterlegt sein. Die Lagereinheit ist die Einheit, in welcher Mengen in YPSOS Listen üblicherweise angezeigt werden. Bei internen Buchungen und manuellen Lagerbewegungen wird immer die Lagereinheit verwendet. Die Verkaufseinheit wird bei der Anlage von Angebots- oder Auftragspositionen übernommen und kann auf den entsprechenden Formularen mit ausgedruckt werden. Die Speditionseinheit wird ausschließlich im Versandmodul bei der Erstellung von Speditionsaufträgen verwendet.

Zum Ändern, Ergänzen oder Löschen bestehender Einträge in der Auswahlliste „Mengeneinheit” siehe YPSOS Office Handbuch Kapitel 22 "Bearbeiten der Hilfsmenüs für Bildschirmeingabemasken", auf Seite 298.

Bestand Ist Hier wird der im Lager verfügbare Bestand in Lagereinheiten angezeigt. Der verfügbare Bestand ist der Lagerbestand abzüglich aller bereits reservierten Mengen.

Bestand Soll Hier wird der minimal geforderte verfügbare Bestand angezeigt. Unterschreitet der tatsächlich verfügbare Bestand den Sollbestand, wird der Artikel in Minderbestandslisten aufgeführt und optional wird ein Eintrag in der Aufgabenliste generiert.
Dieser Wert ist nur eingebbar, wenn auf der Artikelseite „Einstellungen 1” die Option „Sollbestände sind in den Ausführungen hinterlegt” NICHT aktiviert ist. Ist diese Option aktiviert, wird hier die Summe der Sollbestände aller Ausführungen des Artikels angezeigt.

Min. Bestellen Hier wird die Mindestbestellmenge für den Artikel hinterlegt. Bei der Anlage einer Bestellposition wird diese Menge als Mindestmenge vorgeschlagen. Dieses Feld ist nur vorhanden, wenn die Option „Sollbestände sind in den Ausführungen hinterlegt” NICHT aktiviert ist.

Verpackungseinheit Die Verpackungseinheit ist die Menge, die üblicherweise in einem Karton/Kiste/Palette zusammengefasst ist. EK-Durchschn. Hier wird der durchschnittliche Standard-Einkaufspreis aller Artikelausführungen angezeigt. Bei der Berechnung des Preises werden nur Ausführungen mit einem Lagerbestand berücksichtigt. Ist keine Ausführung mit einem Lagerbestand vorhanden, wird der Durchschnitt aus allen Standard-Einkaufspreisen aller Ausführungen des Artikels berechnet.

EK-Basis Je nach den getroffenen Einstellungen auf der Artikelseite „Einstellungen EK-Preise” wird der hier hinterlegte Wert als Einkaufspreis oder als Grundlage zur Berechnung des Einkaufspreises der Artikelausführungen verwendet. VK-Durchschn. Der durchschnittliche VK-Preis wird aus dem Standard-Verkaufspreis aller Ausführungen des Artikels berechnet.

WB-Wert Hier wird der Wiederbeschaffungswert, also der Betrag, der für den Neu-Einkauf des aktuellen Lagerbestandes auf Basis des aktuellen Standard-Einkaufspreises benötigt würde, angezeigt.

Die Bildschirmseite „Suchindex”

Sie können für jeden Artikel eine beliebige Anzahl Suchindizes eingeben. Mit Hilfe geschickt verteilter Indizes ist eine Suche einem bestimmten Artikel später leicht möglich.
Mit der Schaltfläche „Anlegen” wird ein neuer leerer Suchindexeintrag angelegt, die sie mit einem beliebigen Text füllen können.
Zum Löschen von Suchindexeinträgen markieren Sie den zu löschenden Eintrag und betätigen Sie die „Löschen”-Schaltfläche.

Die Bildschirmseite „Bestandsübersicht”

Hier werden die aktuellen Bestandsmengen, die reservierten Mengen sowie die Zu- und Abgänge seit der letzten Inventurzählung übersichtlich angezeigt.

Die Bildschirmseite „Ausführungen”

Auf dieser Bildschirmseite werden sämtliche Ausführungen des Artikels in einer Übersicht angezeigt. Zur Auswahl der angezeigten Listenspalten klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Spaltentitel. Durch einen Klick auf einen Spaltentitel in der angezeigten Auswahl können Sie die Spalten ein- oder auch ausblenden. Schließen Sie die Spaltenliste durch einen klick in die Liste der Ausführungen. Um die Liste wieder auf die Standardeinstellungen zurückzusetzen klicken Sie bitte auf die Schaltfläche "Standardliste".
Auf dieser Seite können neue Ausführungen angelegt, bestehende Ausführungen bearbeitet, gelöscht oder dupliziert werden.

Das Duplizieren einer Ausführung:

Um schnell eine Vielzahl von unterschiedlichen Ausführungen eines Artikels anzulegen, markieren Sie die Ausführung, die als Kopiervorlage dienen soll durch einmaliges anklicken mit der linken Maustaste und klicken Sie anschließend auf die „Duplizieren”-Schaltfläche. Im folgenden Dialog können Sie die Optionen zum Duplizieren der Ausführungsvorlage wählen:

  • Ausführung kopieren
Es werden exakte Kopien der ausgewählten Ausführung erstellt. Die Bestellnummern müssen manuell angepasst werden.
  • Farben-/Größensortiment anlegen
Bei dieser Option können Sie sehr schnell ein komplettes Farben-/Größensortiment anlegen. Wählen Sie dazu im unteren Bereich eine Farb- und/oder eine Größentabelle aus.
Nach dem Bestätigen des Optionen-Dialogs werden in einer Matrix alle möglichen Kombinationen der markierten Tabellen angezeigt.
Farb-/Größenkombinationen, die als Ausführung angelegt werden sollen sind mit einem „X” gekennzeichnet, solche die nicht angelegt werden sollen mit einem „-”. Durch Anklicken eines Matrizenelements mit der linken Maustaste wechselt das jeweilige Symbol. Wollen Sie nur einen kleinen Teil der Kombinationen anlegen, deaktivieren Sie alle Einträge durch Anklicken der Schaltfläche „alle deaktivieren” und markieren Sie nur die gewünschten Kombinationen durch Anklicken der Matrizenelemente. Mit einem Klick auf die „Anlegen”-Schaltfläche werden für alle mit einem „X” markierten Kombinationen Ausführungen angelegt. Dabei wird die Bestellnummer der Ausführung aus Artikelnummer+Größennummer+Farbnummer gebildet.

Die Bildschirmseite „Bemerkungen”

Nach der Anwahl der Seite „Bemerkung” wird das Eingabefeld für das Bemerkungsfeld sichtbar. Das Feld ist zum Vermerken beliebiger Informationen zum jeweiligen Artikel.

Die Bildschirmseite „Bild”

Hier kann für den Artikel ein Bild hinterlegt werden welches in Bildschirmlisten, Angebots- und Aftragsformularen ausgegeben werden kann.
Die möglichen Bildformate sind teilweise vom verwendeten Betriebssystem abhängig. Vom Betriebssystem unabhängige Formate sind beispielsweise "Scalable Vector Graphics" (.svg), "Portable Network Graphics" (.png) oder auch das JPEG-Format (.jpg). Nicht unterstütze Bildformate werden eventuell nicht oder fehlerhaft angezeigt. Unter MacOS X eingelesene Acrobat-Dateien (PDF) können unter Windows Betriebssystemen nicht angezeigt werden. Die Bilder sollten eine Größe von 5 MB nicht überschreiten.

Die Bildschirmseite „Einstellungen 1”

Auf der Seite „Einstellungen 1” sind verschiedene Optionen für den Artikel abgelegt.

  • Formulartext
Hier kann für jeden Artikel gesondert wählen, in welchem Formular nur der platzsparende Name, die ausführliche Beschreibung oder die Bemerkung aus den Artikelausführungen verwendet werden soll. Es muss immer mindestens eine Option markiert werden.
  • Maße/Gewichte
Neben den Angaben für die Ausmaße und dem Gewicht können hier noch ein Volumen und die Anzahl der Packstücke für die Verwendung im Auftragswesen hinterlegt werden. Die Angaben sind optional.
  • Sonstiges...
Unter diesem Punkt sind verschiedene Einstellungen zusammengefasst wie beispielsweise die Informationen für die Zollabwicklung im Außenhandel hinterlegt. Dieses sind die Ursprungsland-Nummer, die Sie mit Hilfe eines Auswahlmenüs eingeben können und die Zoll-Warennummer.
Die Nummern der Ursprungsländer werden vom Verwalter im Modul „Einstellungen„, Menü „Einstellungen„, Befehl „Länder” auf der Basis der Richtlinien der Europäischen Gemeinschaft festgelegt.

Die Bildschirmseite „Einstellungen 2”

Auf dieser Seite können Sie Angaben zur Artikelverpackung zur Berechnung mit dem Dualen System Deutschland (DSD) hinterlegen.

Die Bildschirmseite „Einstellungen EK-Preise”

Auf dieser Seite wird festgelegt, wie der Einkaufspreis eines Artikels ermittelt wird. Der Einkaufspreis wird einerseits bei der Anlage von Bestellungen an den Lieferanten verwendet, andererseits in Angeboten und Aufträgen zur Margenberechnung.

  • aus der jeweiligen Ausführung
Bei dieser Einstellung wird der Einkaufspreis aus den Artikelausführungen bestimmt.
(siehe Kapitel 5 "Artikelausführungen", auf Seite 112 im YPSOS Office Handbuch)
  • aus dem Durchschnitts-EK des Artikels ermittelt aus dem Standard-EK der Ausführungen
Zur Ermittelung des Einkaufspreises wird von allen Ausführungen des Artikels der Standard-Einkaufspreis ermittelt und daraus der Mittelwert gebildet.
(siehe Kapitel 5 "Artikelausführungen", auf Seite 112 im YPSOS Office Handbuch)
  • aus dem Basis-EK des Artikels
Mit dieser Einstellung wird immer der im Feld „EK-Basis” hinterlegte Preis als Einkaufspreis in der Basiswährung verwendet, unabhängig von der Artikelausführung.
  • aus dem Basis-EK des Artikels multipliziert mit dem Faktor der Ausführung
Der Einkaufspreis wird durch Multiplikation des Artikelfeldes „EK-Basis” mit dem Feld „Faktor” der Artikelausführung berechnet. Das Feld „Faktor” der Artikelausführung befindet sich in der Ausführungseingabemaske unter dem Reiter „Lager”.
  • EK-Preise für alle Ausführungen gleich
Diese Einstellung entspricht der Einstellung „aus dem Basis-EK des Artikels”, nur kann hier der Einkaufspreis in einer beliebigen Währung mit Preiseinheit und Rabatt hinterlegt werden.

Die Bildschirmseite „Vergleichsnummern”

Auf der Seite „Vergleichsnummern” können Sie die Bestellnummern ablegen, unter denen baugleiche Artikel bei unterschiedlichen Lieferanten und Herstellern geführt werden.

Die Bildschirmseite „Stücklisten”

Auf dieser Seite werden alle Stücklisten angezeigt, die für den Artikel hinterlegt sind. Es können neue Stücklisten angelegt und bestehende bearbeitet werden.

Die Bildschirmseite „Auftragspositionen”

Hier werden Auftragspositionen des Artikels aufgelistet.

Die Auftragspositionen sind nach den Kunden zusammengefasst aufgelistet. Wollen Sie die Daten der einzelnen Verkäufe einsehen, können Sie diese durch Anklicken des Dreiecks vor den Adressnummern anzeigen. Halten Sie die „Alt”-Taste gedrückt während Sie auf das Dreieck klicken um alle Verkaufspositionen auf einmal anzuzeigen. Wollen Sie nicht alle Auftragspositionen des Artikels einsehen, klicken Sie auf die Bildschirmseite „Auftragspostionen per Suche”. Bei dieser Bildschirmseite haben Sie die Möglichkeit, die angezeigten Auftragspositionen über verschiedene Suchkriterien einzuschränken. Bei einer Auswahl der Auftragspositionen nach Lieferscheindatum kann optional auch noch die Vorjahressumme des entsprechenden Zeitraums mit angezeigt werden.

Die Liste kann durch einen Klick auf das Druckersymbol im Fußbereich der Artikeleingabemaske ausgedruckt werden.

Die Bildschirmseite „Lieferrückstände”

Hier werden alle noch offenen Lieferrückstände des Artikels angezeigt.

Die Bildschirmseite „Barverkaufspositionen”

Auf den Seiten „Barverkäufe” und „Barverkäufe per Suche” werden die über das YPSOS-Barkassenmodul verkauften Positionen angezeigt.

Die Bildschirmseite „Sondernummern”

Hier können kundenspezifische Artikelnummern für den Artikel hinterlegt, geändert und gelöscht werden. Diese kundenspezifischen Sondernummern können in Angebots- und Auftragsformularen an Stelle der eigenen Artikelnummer ausgegeben werden. Siehe auch Kapitel 4 "Die Bildschirmseite „Sondernummern”", auf Seite 49 im YPSOS Office Handbuch.

Die Bildschirmseite „Sonderpreise”

Auf dieser Seite werden die im YPSOS-Adressenstamm für bestimmte Kunden hinterlegten Sonderpreise angezeigt (siehe Kapitel 4 "Die Bildschirmseite „Sonderpreise”", auf Seite 50 im YPSOS Office Handbuch).

Die Bildschirmseite „Verkaufspreislisten”

Im oberen Bereich der Seite werden alle Preislisten angezeigt, in welchen der Artikel enthalten ist. Soll der Artikel in weitere Preislisten aufgenommen werden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen” und wählen Sie im darauffolgenden Dialog die gewünschte Preisliste aus. Um den Artikel aus einer Preisliste zu entfernen klicken Sie auf die Schaltfläche „Entfernen”. Um eine Preisliste zu öffnen, machen Sie einen Doppelklick auf das entsprechende Listenelement. Im unteren Bereich der Liste werden die Einzelpreise aus den in den im oberen Bereich markierten Preislisten angezeigt. Besitzt ein Artikel mehrere Ausführungen, kann auch in einer Preisliste für jede Ausführung ein Preiseintrag hinterlegt werden. Einzelne Preiseinträge können durch Anklicken der „Entfernen”-Schaltfläche gelöscht werden. Preiseinheit, Basispreis und der empfohlene Verkaufspreis können in der Liste direkt bearbeitet werden. Zum Hinterlegen von Rabattstufen, Aufschlägen oder Mengenstaffeln müssen Sie einen Preiseintrag durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile in einer eigenen Eingabemaske bearbeiten.

Die Bildschirmseite „Umsatztabelle”

Nach Anwahl der Seite „Umsatztabelle” in der Artikelbildschirmmaske sehen Sie eine Tabelle, in der die monatlichen Umsätze des aktuell bearbeiteten Artikels im laufenden Geschäftsjahr angezeigt werden.

Im Linken Bereich der Umsatztabelle werden alle Geschäftsjahre aufgelistet in welchen ein Umsatz mit dem Artikel stattgefunden hat. Um die Umsatzzahlen eines Geschäftsjahres angezeigt zu bekommen, klicken Sie einfach auf das entsprechende Geschäftsjahr.

Die Bildschirmseite „Umsatzdiagramm”

Nach der Anwahl der Seite „Diagramm” sehen Sie die Daten der monatlichen Artikelumsatztabelle für das laufende Geschäftsjahr grafisch dargestellt.

Mit Hilfe des PopUps „Geschäftsjahr” können Sie sich auch zurückliegende Artikeljahresumsätze im Vergleich graphisch anzeigen lassen. Zusätzlich zum dargestellten Flächendiagramm können Sie per PopUp zwischen mehreren Diagrammarten wählen.

Die Bildschirmseite „Dokumente”

Hier können Sie dem Artikel beliebige Dokumente bis zu einer maximalen Größe von 5 MB zuordnen. Da die Dokumente in der YPSOS-Datendatei abgelegt sind, werden sie mit jedem YPSOS-Backup gesichert und stehen auf allen Arbeitsplätzen zur Verfügung.

  • Hinzufügen von Dokumenten:
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Importieren” und wählen Sie das gewünschte Dokument aus. Beachten Sie, dass die maximale Größe eines Dokuments 5 MB nicht überschreiten darf.
  • Löschen von Dokumenten:
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen” um die aktuell markierten Dokumente aus der Datenbank zu entfernen. Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann.
  • Betrachten von Dokumenten:
Markieren Sie das gewünschte Dokument und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Öffnen”. YPSOS übergibt daraufhin das Dokument an das Betriebssystem, so als hätten Sie einen Doppelklick auf das Dokument gemacht. Bitte beachten Sie, dass nur Dokumente geöffnet werden können, wenn für den Dokument-Typ dem Betriebssystem Ihres Rechners ein geeignetes Programm bekannt ist. Änderungen am Dokument werden von YPSOS nur übernommen, wenn die Datei nach der Änderung nochmals manuell importiert wird.
  • Exportieren von Dokumenten:
Markieren Sie das gewünschte Dokument und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Exportieren”. Wählen Sie anschließend das Zielverzeichnis aus und bestätigen Sie den Dialog. YPSOS legt daraufhin eine Kopie des Dokuments im gewählten Zielverzeichnis ab.