YPSOS:TN:Artikel:Pruefplaene

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Prüfpläne und Lieferantenreklamationen

[ab Version 13.0r01]
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Prüfpläne und Lieferantenreklamationen ist ein neues YPSOS-Modul, für welches eine eigene Lizenz benötigt wird.

Prüfpläne

Die YPSOS Modulauswahl wurde im Modul "02-Artikelstamm" um den Punkt "Prüfpläne" erweitert. Unter diesem Punkt können Prüfpläne angelegt, geändert, gelöscht und als Liste angezeigt werden. Prüfpläne können von allen Mitarbeitern eingesehen werden, jedoch nur von Mitarbeitern mit der Berechtigung "Prüfpläne bearbeiten" geändert, gelöscht oder neu angelegt werden werden.

Ein Prüfplan kann einem oder mehreren Artikelausführungen zugeordnet werden und besteht aus einem oder mehreren "Prüfmerkmalen". Einer Artikelausführung kann immer nur ein Prüfplan zugeordnet werden. Beim Anlegen eines Bestellzugangs oder einer Produktionsverbuchung für eine Artikelausführung mit hinterlegtem Prüfplan wird ein Dialog geöffnet in welchem sämtliche Prüfmerkmale vor dem eigentlichen Zubuchungsvorgang in beliebiger Reihenfolge abgearbeitet werden müssen. Ein Überspringen einzelner Prüfmerkmale oder auch des gesamten Prüfplans ist nur von Mitarbeitern mit der Berechtigung "Prüfpläne bearbeiten" möglich. Beim Überspringen eines Merkmals oder des gesamten Prüfplans ist eine textuelle Begründung von mindestens 35 Zeichen notwendig. Ohne diese Begründung kann keine Zubuchung erfolgen. YPSOS prüft den Inhalt der Begründung nicht, die Eingabe von Beispielsweise 35 Punkten würde die Bedingung erfüllen. Die Bearbeitung von Prüfplänen kann unterbrochen werden. In diesem Fall speichert YPSOS die bisher eingegebenen Daten ab, erlaubt aber keine Zubuchung. Der Zubuchungsvorgang kann zu einem späteren Zeitpunkt wieder fortgesetzt werden.

Aufbau eines Prüfplans

Ein Prüfplan besteht aus einer fortlaufenden Prüfplan-Nummer, einem kurzen Text (40 Zeichen) als Titel und einem längeren, formatierbaren Text als Beschreibung. Jedem Prüfplan muss mindestens ein Prüfmerkmal zugeordnet werden.

Prüfmerkmale

Ein Prüfmerkmal besteht aus einer kurzen Bezeichnung (max. 40 Zeichen) und einer detaillierten Beschreibung des Prüfvorgangs. Die detaillierte Beschreibung ist mit der integrierten Textverarbeitung frei bearbeitbar, kann also formatiert und mit Bildern versehen mehrseitig hinterlegt und auch ausgedruckt werden. Zu jedem Prüfmerkmal muss die Fehlerklasse (Neben-,Haupt- oder kritischer Fehler), ein Sollwert, Unterer-/Oberer Grenzwert sowie der Merkmalstyp (attributiv/variabel) hinterlegt werden. Bei variablen Merkmalen kann zusätzlich die Maßeinheit der Messwerte angegeben werden. Optional können einem Prüfmerkmal ein oder mehrere Prüfmittelarten zugeordnet werden. Optional können die AQL-Zahl, das AQL-Prüfniveau (derzeit nur allgemeines Prüfniveau II und einfach-Stichprobenplan) und, sofern bekannt, für variable Merkmale die Standardabweichung der Gesamtheit "σ" hinterlegt werden. Die Tabellen zur Zuordnung der AQL-Kennbuchstaben zu Stichprobenanweisung n-c bzw. n-k bei variablen Merkmalen sind in YPSOS fest hinterlegt. Werden keine AQL-Werte angegeben, müssen der Probenumfang und die Rückweisungszahl direkt hinterlegt werden

Prüfmittel-Art

Eine Prüfmittelart besteht aus der Bezeichnung des Prüfmittels und optional einer ausführlicheren Beschreibung. Jeder Prüfmittelart können beliebig viele Prüfmittel zugeordnet werden. Zur Bearbeitung der Prüfmittelarten wird die YPSOS Modulauswahl im Modul "02-Artikelstamm" um den Punkt "Prüfmittelarten" erweitert. Unter diesem Punkt können Prüfmittel-Arten neu angelegt, bearbeitet und als Liste geöffnet werden. Die Bearbeitung der Prüfmittelarten erfolgt in einem Eingabelayout, welches Eingabefelder für die Prüfmittelbezeichnung und die Beschreibung hat. In der Liste der Prüfmittelarten stehen die Funktionen "Anlegen", "Löschen", "Bearbeiten" sowie die Zeigen-Funktionen "Prüfmittel" und "Prüfmerkmale" zur Verfügung.

Prüfmittel

Ein Prüfmittel ist eine konkrete Ausprägung einer Prüfmittelart. Jedes Prüfmittel ist genau einer Prüfmittelart zugeordnet und besitzt eine eindeutige Seriennummer, einen aktuellen Status (verwendbar/abgelaufen) und ein Ablaufdatum mit einer Anzahl von Warn-Tagen. YPSOS prüft einmal täglich, ob bei den Prüfmitteln das Ablaufdatum innerhalb der Anzahl von Warntagen erreicht wird und legt für diese Prüfmittel eine Aufgabe an. Aufgaben werden nur erzeugt, wenn für ein Prüfmittel noch keine entsprechende, noch nicht als erledigt markierte Aufgabe, existiert. Jede Änderung von Status, Seriennummer oder Ablaufdatum wird in einer Änderungshistorie mit angemeldetem Mitarbeiter und Datum/Uhrzeit protokolliert. Zur Bearbeitung der Prüfmittel wurde die YPSOS Modulauswahl im Modul "02-Artikelstamm" um den Punkt "Prüfmittel" erweitert. Unter diesem Punkt können Prüfmittel neu angelegt, bearbeitet und als Liste geöffnet werden. Die Bearbeitung der Prüfmittelarten erfolgt in einem Eingabelayout, welches Eingabefelder für die Prüfmittelart, die Seriennummer, den Status, das Ablaufdatum und einer freien Bemerkung hat. Prüfmittelart, Seriennummer und Status sind Pflichtfelder, die angegeben werden müssen, um ein Prüfmittel absichern zu können. In der Liste der Prüfmittel stehen die Funktionen "Anlegen", "Löschen", "Bearbeiten" sowie die Zeigen-Funktionen "Prüfmittelarten" und "Messreihen" zur Verfügung.

Prüfung

Für jeden Bestellzugang einer Artikelausführung mit einem hinterlegten Prüfplan erzeugt YPSOS eine Prüfung. In dieser Prüfung werden

  1. Artikelausführung
  2. Zugangsart (Produktion/Bestellung)
  3. bei Zugangsart Produktion: Produktionsauftragsnummer,
  4. bei Zugangsart Bestellung: Lieferant und Bestellnummer,
  5. Charge Nr.
  6. Liefermenge

eingetragen. Sämtliche Messreihen die auf Grund eines Prüfplans für eine Artikelausführung erfasst werden, sind einer Prüfung zugeordnet. Prüfungen können in einer Liste angezeigt werden, aus welcher dann auch Lieferantenreklamationen für Prüfungen mit einem negativen Ergebnis erzeugt werden können.

Messreihe

In einer Messreihe wird das Ergebnis einer Bearbeitung eines Prüfmerkmals abgelegt. Jede Messreihe wird genau einer Prüfung zugeordnet. Zu jeder Messreihe werden:

  1. Nummer der Prüfung
  2. Zeitpunkt der Erfassung,
  3. Prüfer
  4. verwendete Prüfmittel (Seriennummern)
  5. Prüfmenge und
  6. Prüfergebnis

gespeichert. Bei attributiven Prüfmerkmalen besteht das Prüfergebnis nur aus der Anzahl fehlerhafter Teile. Bei variablen Prüfmerkmalen besteht das Ergebnis aus einer Messwerttabelle in der im Prüfmerkmal hinterlegten Maßeinheit.

Messreihen können in einer Standard-YPSOS-Liste mit den Spalten

  1. Lieferant
  2. Bestellung Nummer / PR-Auftragsnummer
  3. Ergebnis der Prüfung (Bestanden/nicht bestanden)
  4. Reklamation Nr. (falls Lieferantenreklamation angelegt wurde)
  5. Antwort Lieferant (Status-falls Lieferantenreklamation angelegt wurde)

angezeigt und ausgedruckt werden.

Die Liste kann über die Befehle "Liste alle", "Liste per Suche" aus der Modulauswahl oder per "Zeigen"-Befehl in der Liste der Artikelausführungen geöffnet werden.

Erfassen einer Messwertreihe beim Bestellzugang

Nach dem Aufruf "Eingang manuell/automatisch verbuchen" für eine Bestellposition, prüft YPSOS ob für die einzubuchende Artikelausführung ein Prüfplan hinterlegt ist. Ist ein Prüfplan hinterlegt, legt YPSOS eine Prüfung an und öffnet einen Dialog, in welchem der Titel des Prüfplans mit der dazugehörenden Prüfplanbeschreibung, eine Liste der Prüfmerkmale, die Nummer der Bestellung und der Lieferant zu sehen sind. Die offene Bestellmenge wird als Vorgabe eingetragen, kann aber vom Anwender mit der tatsächlichen Liefermenge überschrieben werden. In der Liste der Prüfmerkmale wird die Bezeichnung des Merkmals und der aktuelle Bearbeitungsstatus (unbearbeitet, teilweise erfasst, abgeschlossen) angezeigt. Bei einem Doppelklick auf ein Prüfmerkmal wird die Erfassungsmaske der Messreihe für das Prüfmerkmal geöffnet. Beim ersten Öffnen der Erfassungsmaske eines Prüfmerkmals wird der Prüfer und der aktuelle Zeitpunkt als Gesamtmenge eingetragen. Diese Werte können vom Anwender überschrieben werden. Sind im Prüfmerkmal AQL-Zahl und Prüfniveau angegeben, ermittelt YPSOS automatisch nach den Tabellen zu ISO 2859 bzw. ISO 3951 (nur Einfachpläne) die notwendige Anzahl von Stichproben sowie die Anzahl von erlaubten Defektteilen. Auch diese Werte können manuell überschrieben werden. Sind für das Prüfmerkmal Prüfmittel vorgeschrieben, muss der Anwender die verwendeten Prüfmittel aus der Liste der vorhandenen Prüfmittel auswählen und dadurch der Messreihe zuordnen. Bei attributiven Merkmalen muss der Anwender jetzt die Anzahl der defekten Teile eintragen. Bei variablen Merkmalen muss der Anwender für genau die notwendige Anzahl von Stichproben die zugehörigen Messwerte in eine Tabelle eintragen. Messwerte, die Außerhalb der Toleranzgrenzen liegen, werden dabei in der Liste farblich hervorgehoben angezeigt. Liegt die Anzahl der defekten Teile bzw. die Abweichung der Messwerte außerhalb der angegebenen Toleranzen, gibt YPSOS beim Sichern der Messreihe eine entsprechende Warnung aus und der Mitarbeiter bekommt die Möglichkeit die Prüfung abzubrechen und direkt eine Lieferantenreklamation auszulösen.

Nachdem alle Prüfmerkmale abgearbeitet wurden, ermittelt YPSOS, ob bei allen Messreihen die erlaubte Anzahl von Fehlern eingehalten wurde. Bei positiver Prüfung kann der Prüfplan geschlossen werden und der normale YPSOS Zubuchungsdialog wird geöffnet. Ist die Anzahl der Fehler zu hoch, kann der Standard-Anwender den Prüfplan nur absichern, eine Zubuchung der Bestellposition ist nicht möglich. Anwender mit der Berechtigung "Prüfpläne bearbeiten" können den Zubuchungsvorgang fortsetzen, sofern eine mindestens 35 Zeichen umfassende Begründung hinterlegt wurde. Bei negativem Prüfergebnis wird direkt nach dem Schließen des Prüfplans eine Liste mit der gerade durchgeführten Prüfung angezeigt. In dieser Liste kann der Anwender durch Auswahl des Eintrags "Lieferantenreklamation erzeugen" im "Spezial"-Menü eine Reklamation an den Lieferanten erzeugen.

Auswertungen der Messreihen

Die Eingabemaske der Artikelausführungen wird um die Seite "Prüfergebnisse" erweitert. Auf dieser Seite werden sämtliche Prüfmerkmale für die Messreihen hinterlegt wurden, in einer Liste angezeigt. Zu jedem Prüfmerkmal wird die Gesamtzahl der Messreihen und die Anzahl der Messreihen mit einem negativen Ergebnis angezeigt. Die Messreihen eines Prüfmerkmals können in einem eigenen Fenster als Regelkarte angezeigt werden. Angezeigt werden können die erfassten Messwerte chronologisch sowie x-quer, x-r und x-s/σ-Regelkarten über jeweils sämtliche Messreihen.

Lieferantenreklamation

Zur Reklamation von Lieferungen eines Lieferanten mit einer zu hohen Anzahl von defekten Teilen wurde ein Reklamationswesen in YPSOS integriert. Über Formularvorlagen können Reklamationsschreiben an den Lieferanten generiert werden. Es können beliebig viele Vorlagen mit dem in YPSOS integrierten Textverarbeitungsmodul erstellt werden. Dabei können sämtliche Funktionen des Textverarbeitungsmoduls verwendet werden (Textformatierungen, Bilder ...). In der Vorlage können, ähnlich wie bei den YPSOS-Mahntexten, verschiedene Variablen hinterlegt werden, die beim Erzeugen der Reklamation mit den Werten aus der Datenbank ersetzt werden. Die erzeugten Reklamationsschreiben kann der Anwender nachträglich bearbeitet und so z.B. Bilder einfügen.

Zur Verwaltung der Lieferantenreklamationen wurde das Modul "05-Einkauf" in der YPSOS Modulauswahl um einen neuen Eintrag "Lieferantenreklamationen" erweitert. Unter diesem Punkt stehen folgende Befehle zur Verfügung:

  • Liste der Vorlagen
    Mit diesem Befehl wird eine Liste mit allen hinterlegten Reklamationsvorlagen geöffnet. Es können neue Vorlagen angelegt, bestehende geändert oder gelöscht werden.
  • Liste der Prüfungen
    Es wird ein Suchdialog geöffnet, in welchem Prüfungen nach Artikelnummer, Bestellnummer, Lieferant, Datum der Prüfung, Prüfergebnis (gut/schlecht) und Status (Reklamation erfolgt/nicht erfolgt) angezeigt werden können.
  • Liste der erzeugten Reklamationen
    Es wird ein Suchdialog geöffnet, in welchem erzeugte Reklamationen nach Artikelnummer, Bestellnummer, Lieferant, Datum der Reklamation und Status (erledigt/offen) angezeigt werden können

Vordefinierte Variablen für die Reklamation

Die folgenden Werte können als Variablen an einer beliebigen Stelle in der Reklamationsvorlage eingefügt werden:

  • Anschrift des Lieferanten aus der Adressnummer der Bestellung
  • Datum der Reklamation
  • Von YPSOS vergebene eindeutige Nummer der Reklamation
  • Name des Mitarbeiters, der die Reklamation erstellt
  • Artikelbestellnummer
  • Nummer der YPSOS-Bestellung
  • Bestellkennzeichen Lieferant
  • Bestelldatum
  • Liefermenge (die beim Prüfplan eingetragene Liefermenge)
  • Defektmenge (Hochrechnung aus der Summe der prozentualen Defektmengen aller Prüfmerkmale)
  • Preis/Unit mit Währung
  • Preis gesamt mit Währung (bezugnehmend Defektmenge)
  • Liste der Prüfmerkmale mit den Spalten "Bezeichung Merkmal", "Range", "Prüfmenge", "Defektmenge", "prozentuale Defektmenge"
  • Lieferscheinnummer Lieferant (wie in der Prüfung eingegeben)
  • Charge Nr. (wie in der Prüfung eingegeben)
  • Lieferant-Name 1 (Aus Adressnummer der Bestellung)

Die Variable "Liste der Prüfmerkmale" führt nur Prüfmerkmale auf, die bei der Prüfung ein negatives Ergebnis lieferten.

Erzeugen einer Lieferantenreklamation

Lieferantenreklamationen können von jedem Mitarbeiter erzeugt, eingesehen und geändert werden, der die Berechtigung zum Zugriff auf das Modul "05-Einkauf" hat. Eine Lieferantenreklamation kann nur für eine Prüfung mit mindestens einer Messreihe mit negativem Prüfergebnis erstellt werden. Dazu markieren Sie in der Liste der Prüfungen einen Datensatz und rufen im Menü "Spezial" den Befehl "Reklamation erstellen" auf. Im folgenden Dialog kann die gewünschte Vorlage gewählt werden. Mit dem Bestätigen des Dialogs erzeugt YPSOS aus der gewählten Vorlage eine Lieferantenreklamation und zeigt sie in einer Liste an. Durch einen Doppelklick auf das Listenelement kann die Lieferantenreklamation jetzt noch nachbearbeitet werden (z.B. Bilder einfügen, Texte ergänzen...) oder auch direkt gedruckt werden.

Über das Menü "Spezial" in der Liste der Reklamationen können die ausgewählten Reklamationen als "Erledigt" markiert werden. Dabei wird der Mitarbeiter und Datum/Uhrzeit des Mitarbeiters in der Reklamation hinterlegt.


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