YPSOS:TN:DSVGOEinstellungen
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Datenschutz-Grundverordnung
[ab Version 13.0r01]
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Mit Version 13.0 unterstützt YPSOS Sie bei der Einhaltung der Vorschriften zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Dazu können Sie zu jedem Adressdatensatz festlegen, wann dieser gelöscht werden muss und für welche Arten von Marketing der Kunde zugestimmt hat.
Löschtermin eines Adressdatensatzes
Der Löschtermin eines Adressdatensatzes kann entweder manuell festgelegt werden ("Nie" oder bestimmtes Datum) oder automatisch durch verschiedene Löschfristen in Abhängigkeit von unterschiedlichen Vorgängen bestimmt werden. Wie der Löschtermin bestimmt wird können Sie in der Adresseingabemaske auf der Seite "DSGVO-Einstellungen" einsehen und bearbeiten. Zur Bearbeitung muss der angemeldete Anwender über die Berechtigung "DSGVO-Löschfunktionen" verfügen.
Erteilen der Berechtigung "DSGVO-Löschfunktionen"
Die Berechtigung zum Ändern des Löschverhaltens und der Löschfristen von Adressdatensätzen müssen Sie sich als "Verwalten" an YPSOS anmelden. Öffnen Sie im Modul "30-Einstellungen" unter "Programmeinstellungen"->"Allgemein" den Punkt "Benutzer und Gruppen". Öffnen Sie den gewünschten Benutzerdatensatz durch einen Doppelklick auf den Benutzernamen. Wechseln Sie jetzt auf den Reiter "Berechtigungen" markieren Sie die Berechtigung "DSGVO-Löschfunktionen".
Nach dem Sichern des Benutzerdatensatzes verfügt der Benutzer bei der nächsten YPSOS-Anmeldung über die entsprechende Berechtigung.
Festlegung der Löschfristen
Zur automatischen Bestimmung von Löschterminen für Adressdatensätze muss hinterlegt werden, für welche Vorgänge welche Löschfristen gelten.
Melden Sie sich dazu als Benutzer mit der Berechtigung "DSGVO-Löschfunktionen" an YPSOS an. Öffnen Sie im Modul "30-Einstellungen" unter "Programmeinstellungen"->"Adressen" den Punkt "Löschfristen bearbeiten".
Hier können sie im linken Bereich der Eingabemaske drei unterschiedliche Löschfristen hinterlegen. "Kurz" in Tagen, "Mittel" und "Lang" in Jahren. Eine weitere Frist "Adressen ohne relevante Daten" ist für Adressdatensätze, auf die keine der im linken Bereich angezeigten Vorgänge mit hinterlegter Löschfrist zutrifft.
In der Liste im linken Bereich können Sie die drei Löschfristen den unterschiedlichen Vorgängen zuweisen. Dabei gilt die einem Vorgang zugewiesene Löschfrist NICHT diesen Vorgang, sondern für den Adressdatensatz, dem ein Vorgang zugeordnet ist. Für einen Adressdatensatz gilt dann jeweils der am weitesten in der Zukunft liegende Termin als gewünschter Löschtermin.
Gibt es für einen Adressdatensatz zu keinem Vorgang mit ausgewählter Löschfrist einen Eintrag, wird als Löschfrist der Eintrag unter "Adresse ohne relevante Daten" verwendet.
Über einen Eintrag in der Seitenleiste der Adressliste kann der Anwender sehr schnell alle Adressdatensätze ermitteln, bei denen der Löschtermin überschritten wurde und gegebenenfalls auch löschen.
Ändern des Löschverhaltens für Adressdatensätze
Zum Ändern des Löschverhaltens von Adressdatensätzen muss der angemeldete Benutzer die Berechtigung "DSGVO-Löschfunktionen" besitzen. Mit dieser Berechtigung kann der Benutzer in der Adresseingabemaske auf der Seite "DSGVO-Einstellungen" das Löschverhalten mit einer Auswahlliste auswählen. Dabei stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:
- Nicht löschen
- der Löschtermin für den Adressdatensatz wird nicht gesetzt, der Datensatz wird nicht zur Löschung vorgeschlagen
- Termin manuell
- Der Löschtermin muss manuell eingetragen werden und wird nicht automatisch neu bestimmt
- Termin nach Löschfristen
- Bei Auswahl dieser Option berechnet YPSOS sofort automatisch den Löschtermin aus den Löschfristen für die unterschiedlichen Vorgänge und zeigt den Termin an. Der Termin kann manuell nicht geändert werden und wird neu berechnet, sobald ein relevanter Vorgang für den Adressdatensatz erfolgt (z.B. Druck einer Rechnung).
- Bei Auswahl dieser Option berechnet YPSOS sofort automatisch den Löschtermin aus den Löschfristen für die unterschiedlichen Vorgänge und zeigt den Termin an. Der Termin kann manuell nicht geändert werden und wird neu berechnet, sobald ein relevanter Vorgang für den Adressdatensatz erfolgt (z.B. Druck einer Rechnung).