YPSOS:TN:eRechnung:xRechnung
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xRechnungen
[verfügbar ab YPSOS Office Version 15]
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Ab YPSOS Office Version 15 kann die Lizenz für das neue Modul 43 "xRechnung" erworben werden. Dieses Modul ist Voraussetzung dafür, in YPSOS xRechnungen erstellen zu können.
Berechtigung zum Erzeugen von xRechnungen den Mitarbeitern zuweisen
Wenn dieses Modul Teil Ihrer Lizenz ist, können Sie die Erzeugung von xRechnungen für einen oder mehrere Mitarbeiter freischalten.
Melden Sie sich dazu mit Verwalterberechtigung an YPSOS an.
Öffnen Sie im Modul 30 "Einstellungen"->"Programmeinstellungen"->"Allgemein" den Punkt "Benutzer und Gruppen" und öffnen Sie einen Mitarbeiter durch einen Doppelklick auf seinen Namen und verschieben Sie das Modul 43 "xRechnung" von "Zugriff nicht erlaubt ..." in die Liste "Zugriff erlaubt...".
Achten Sie darauf, dass bei jedem Mitarbeiter eine gültige Telefonnummer und E-Mailadresse hinterlegt ist. Diese Angaben werden bei der Erstellung einer xRechnung benötigt!
Führen Sie diesen Vorgang bei allen Mitarbeitern durch, die das xRechnungsmodul verwenden können sollen.
Erzeugen einer xRechnung
Melden Sie sich als Mitarbeiter mit der Berechtigung zum Erzeugen von xRechnungen an YPSOS an. Bevor Sie eine xRechnung erstellen, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden.
In den Firmenstammdaten muss die eigene Umsatzsteuer-ID hinterlegt sein.
Bei xRechnungen ist die Angabe einer dreistelligen Verkaufseinheit zwingend notwendig, die in den meisten Fällen nicht den Bezeichnungen der bei Ihnen hinterlegten Einheiten entsprechen. Deswegen bietet YPSOS die Möglichkeit, zusätzlich zu den Einheitenbezeichnungen einen Code für die Verwendung in xRechnungen zu hinterlegen. Den Code können Sie in der Eingabemaske einer Einheit hinterlegen. Ist für die Verkaufseinheit einer Auftragsposition kein xRechnungscode hinterlegt, verwendet YPSOS als Default den Code "XPP" für "Stück" und gibt eine entsprechende Warnung aus.
Eine umfassende Liste der möglichen Einheiten-Codes finden Sie hier:
https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/UNECERec20/
Im Auftrag selbst müssen auch zwei neue Felder ausgefüllt werden, dies ist die Leitweg-ID (BT10) und eine elektronische Empfänger-Kontaktadresse (BT-49).
Die Leitweg-ID ist für das interne Routing beim Kunden vorgesehen und wird Ihnen vom Rechnungsempfänger mitgeteilt. Die Empfänger-Kontaktadresse wird in der Regel eine E-Mailadresse des beim Kunden für die Rechnung zuständigen Mitarbeiters sein.
Diese Daten müssen im Auftrag unter der Rechnungsanschrift hinterlegt werden:
Die Empfänger-Kontaktadresse (BT-49) wird bei Laden einer Rechnungsanschrift mit der Standard-E-Mailadresse der Rechnungsanschrift vorbelegt. Wurde ein Adresspartner für die Rechnungsadresse ausgewählt, wird die Standard-E-Mailadresse des Adresspartner verwendet, sofern sie hinterlegt ist.
Wird die Rechnung von Ihnen als Lastschrift eingezogen, muss in der Rechnungsadresse auf der Seite "Bankverbindung" das SEPA-Mandat für Lastschriften hinterlegt sein.
Weiterhin muss in den Firmenstammdaten die SEPA Gläubiger-ID Ihrer Firma hinterlegt sein. Bitte beachten Sie, dass die Firmenstammdaten nur von einem Mitarbeiter mit Verwalterberechtigung bearbeitet werden können.
Nachdem alle notwendigen Informationen hinterlegt sind, rufen Sie aus der Liste der Aufträge den Druckbefehl auf. Im Druckdialog wechseln Sie auf den Reiter "xRechnung".
Unter diesem Reiter muss eine gültige Bankverbindung ausgewählt und ein Pfad zum Ablegen der erzeugten xRechnung angegeben werden.
Jetzt können Sie durch drücken der Schaltfläche "Drucken" eine XRechnung im angegebenen Pfad erzeugen. Diese Datei müssen Sie anschließend an den Kunden z.B. in einer E-Mail weiterleiten.
Alternativ könne Sie auch auf den Reiter "Formulare" wechseln, dort als Formular "Rechnung" auswählen und die Option "XRechnung erzeugen" markieren.
Ein Ausdruck der Rechnung kann in der Auftragseingabemaske unter dem Reiter Ausdrucke angezeigt werden.
