YPSOS:TN:Zahlungsverkehr:SEPA
| YPSOS Office Technotes |
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SEPA-Zahlungsverkehr
[ab Version 10.0]
YPSOS Office wurde um die neue Zahlungsform "SEPA-Zahlungen" erweitert. Diese Zahlungsart löst die bisherigen EZV-Zahlungen ab, die ab dem 1. August 2014 nicht mehr zur Übergabe von Zahlungsdaten an Kreditinstitute verwendet werden können. YPSOS unterstützt die SEPA-Datenformate "Überweisung" und "Basis-Lastschrift". YPSOS kann für diese Zahlungsarten SEPA-XML-Dateien erzeugen, die dann mit einem geeigneten Online-Banking-Programm oder je nach Bank auch direkt über ein Web-Interface an die Bank übermittelt werden können. Ein direkter Datenaustausch zwischen einer Bank und YPSOS wird nicht unterstützt.
SEPA Bankverbindungen hinterlegen
Um Sepa-Überweisungen oder Lastschriften durchführen zu können, müssen sowohl die korrekten Bankverbindungen für Ihre Kunden/Lieferanten als auch Ihre eigenen Banken hinterlegt werden.
Eigene Bankverbindungen
Ergänzen Sie zunächst Ihre eigene Bankverbindung um IBAN, BIC und eventuell der Gläubiger-ID, falls Sie beabsichtigen mit Lastschriften zu arbeiten. Öffnen Sie dazu die Liste Ihrer eigenen Bankkonten. Rufen Sie dazu im Modul 11 "Zahlungsverkehr" -> "Sonstiges" den Punkt "Bankverbindungen" auf.
Öffnen Sie dann nacheinander alle verwendeten Bankverbindungen durch einen Doppelklick auf das jeweilige Listenelement und ergänzen Sie die Bankverbindungen um IBAN, BIC und gegebenenfalls um die Ihnen von Ihrer Bank zugeteilte Gläubiger-ID.
Kunden-/Lieferanten- Bankverbindungen
Die für den SEPA-Zahlungsverkehr notwendigen Bankdaten kann YPSOS für deutsche Bankverbindungen automatisiert aus den bestehenden Bankverbindungen generieren, oder Sie können die Bankdaten auch in jeder Adresse manuell hinterlegen. Für Kunden mit denen Sie einen Einzug per Lastschrift vereinbart haben, müssen Sie das Ihnen dazu erteilte Mandat immer manuell eintragen.
Manuelle Eingabe der Bankverbindungen
Um die Bankverbindung einer Adresse zu ändern, öffnen Sie die Adresse und wechseln Sie auf die Seite "Bankverbindung".
Hier können Sie die Bankverbindung hinterlegen. Bei der Eingabe der Bankverbindung versucht YPSOS immer die fehlenden Felder zu vervollständigen. Sobald Sie beispielsweise Länderkennzeichen, Bankleitzahl und Kontonummer hinterlegt haben, berechnet YPSOS automatisch die zugehörige BIC und IBAN. Auch umgekehrt berechnet YPSOS aus einer gültigen IBAN alle weiteren Felder der Bankverbindung. Kann YPSOS die Bankverbindung vollständig verifizieren erscheint hinter der Kontonummer und der BIC das Wort "geprüft". Bei einigen Bankverbindungen kann YPSOS nicht sicher ermitteln, ob die eingegebenen Daten korrekt sind. In diesem Fall erscheint der Text "ungeprüft" und eine Schaltfläche "Kontonummer bestätigen". Vergewissern Sie sich in diesem Fall, dass die eingetragenen Daten wirklich korrekt sind und bestätigen Sie die Kontoverbindung durch Anklicken der Schaltfläche "Kontonummer bestätigen".
Falls Sie von dem Kunden ein Mandat für den Einzug von Lastschriften erhalten haben, hinterlegen Sie die Kennnummer des Mandats im Feld "Mandat-ID" und tragen im Feld "Unterschrift Datum" das auf dem Mandat angegebene Datum der Unterschrift ein. Im Feld Anzahl vermerkt YPSOS die Anzahl der Verwendungen des Mandats, also die Anzahl der erstellten Lastschriften. Falls Sie bereits mit dem Mandat eine oder mehrere Lastschriften erstellt haben, können Sie hier die entsprechende Anzahl auch manuell hinterlegen. Dabei ist die korrekte Anzahl nicht entscheidend. Tragen Sie im Zweifel einfach einen ungefähren Wert ein. Entscheidend ist nur, dass bei einem Wert von "0", also beim allerersten Einzug, dies in den Übergabedaten vermerkt wird und auch abweichende Einreichungsfristen gelten.
Konvertierung und Prüfung bestehender Bankverbindungen
YPSOS unterstützt Sie bei der Konvertierung der bisher hinterlegten Bankverbindungen mit Bankleitzahl und Kontonummer in das neue SEPA-Format mit BIC und IBAN. Die automatische Konvertierung ist nur für deutsche Bankverbindungen möglich. Bankverbindungen mit ausländischen Banken werden von YPSOS weder geprüft noch konvertiert. Zur Konvertierung der Bankverbindungen in das neue SEPA-Format öffnen Sie eine Liste aller Adressen, für die Sie die Konvertierung durchführen wollen. Zweckmäßigerweise wechseln Sie das Anzeigeformat der Liste auf das Format "Bankverbindung".
Markieren Sie jetzt alle Adressen und rufen Sie dann aus dem Menü "Spezial" den Befehl "Überprüfung und Korrektur der Bankverbindung" auf. Jetzt werden Ihnen die möglichen Optionen für die Konvertierung/Überprüfung der Bankverbindungen angezeigt:
In dem Dialog sind die üblicherweise verwendeten Optionen voreingestellt, können jedoch von Ihnen nach Ihren Vorstellungen angepasst werden.
Nach dem Bestätigen des Dialogs prüft YPSOS für alle ausgewählten Adressen die Bankverbindung und trägt gegebenenfalls konvertierte/korrigierte Bankverbindungen ein. Im Anschluss zeigt YPSOS die Anzahl der geänderten Bankverbindungen an und bietet die Möglichkeit eine Liste aller Adressen anzuzeigen, bei denen eine Bankverbindung geändert wurde.
SEPA Überweisungen
SEPA-Überweisungen können entweder aus einem Kreditor erzeugt oder auch manuell direkt angelegt werden.
Um aus einem Kreditor eine SEPA-Überweisung zu erzeugen muss im Kreditor die Zahlungsart Nr. 5 "Überweisung per SEPA" ausgewählt sein.
Markieren Sie dann in der Liste der Kreditoren die Kreditoren für die eine SEPA-Überweisung erzeugt werden soll und rufen Sie im Menü "Erzeugen" den Befehl "Eintrag für SEPA-EZV" auf.
Kontrollieren Sie den erzeugten SEPA-Eintrag indem Sie ihn durch einen Doppelklick in der Liste öffnen. Im Eingabeformular der SEPA-Zahlungen können Sie die Bankverbindung, den Verwendungszweck, den genauen Betrag sowie das Datum der Ausführung ändern. Beachten Sie, dass bei manuell angelegten SEPA-Zahlungen die Zahlungsart auf "Überweisung" gestellt ist.
Sichern Sie jetzt die SEPA-Zahlung.
SEPA Basislastschriften
SEPA-Basislastschriften können in YPSOS entweder direkt manuell angelegt werden oder auch aus einer vorhandenen Rechnung erzeugt werden. Um aus einer Rechnung eine SEPA_Basislastschrift zu erzeugen, muss in der Rechnung die Zahlungsart "Lastschrift" eingetragen sein. Markieren Sie in der Liste der Rechnungen die Rechnungen, für die Sie eine SEPA_Basislastschrift erzeugen wollen und wählen Sie dann im Menü "Erzeugen" den Befehl "Eintrag für SEPA-Zahlungsverkehr" aus.
Kontrollieren Sie den erzeugten SEPA-Eintrag indem Sie ihn durch einen Doppelklick in der Liste öffnen. Im Eingabeformular der SEPA-Zahlungen können Sie die Bankverbindung, den Verwendungszweck, den genauen Betrag, das Datum der Ausführung sowie das Mandat mit dem Unterschriftsdatum ändern. Beachten Sie, dass bei manuell angelegten SEPA-Zahlungen die Zahlungsart auf "Basis-Lastschrift" gestellt ist.
Erzeugen der SEPA-Übergabedateien
Um die SEPA-Übergabedateien für Ihre Bank zu erzeugen, öffnen Sie eine Liste mit den SEPA-Zahlungen und markieren alle Einträge, die an Ihre Bank übergeben werden sollen. Sie können in einem Vorgang sowohl Überweisungen als auch Basis-Lastschriften auswählen. YPSOS erstellt in diesem Fall dann zwei getrennte Dateien. Rufen Sie jetzt Im Menü "Spezial" den Befehl "SEPA-Exportdatei erstellen" auf.
YPSOS öffnet jetzt einen Optionen-Dialog, in welchem Sie Ihre Bankverbindung, den Exportpfad (der Ort, an welchem die erzeugten SEPA-Dateien abgelegt werden), sowie das Ausführungsdatum angeben können.
Das Ausführungsdatum kann getrennt für Überweisungen, Basis-Lastschrift als Ersteinzug und Basis-Lastschrift als Folgeeinzug angegeben werden. Als Standard wird das in den SEPA-Zahlungen hinterlegte Datum verwendet. Wenn Sie die Option "festes Datum" auswählen, schlägt YPSOS automatisch den nächst möglichen Ausführungstermin für die jeweilige Zahlungsart vor. Sie können dieses Datum jedoch beliebig überschreiben. Beim Durchführen des Exports wird ein fest angegebenes Datum in die SEPA-Zahlungen als Ausführungstermin übernommen. Nach dem Bestätigen des Dialogs erzeugt YPSOS die Übergabedateien.
In den SEPA-Zahlungen wird das Exportdatum und die zugehörige Exportnummer vermerkt. Bereits exportierte SEPA-Zahlungen können nur wiederholt exportiert werden, wenn zuvor der Status auf "nicht exportiert" zurückgestellt wird. Zum Zurücksetzen des Exportstatus markieren Sie die Einträge in der Liste der SEPA-Zahlungen, bei denen Sie den Exportstatus ändern wollen. Anschließend wählen Sie im Menü "Spezial" den Punkt "Exportstatus ändern" aus.
Markieren Sie jetzt die Option "Export nicht durchgeführt" und bestätigen Sie den Dialog.
