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Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

[ab Version 13.0r01]
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Mit Version 13.0 unterstützt YPSOS Sie bei der Einhaltung der Vorschriften zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dazu können Sie zu jedem Adressdatensatz festlegen, wann dieser gelöscht werden muss und für welche Arten von Marketing der Kunde zugestimmt hat.

Löschtermin eines Adressdatensatzes

Der Löschtermin eines Adressdatensatzes kann entweder manuell festgelegt werden ("Nie" oder bestimmtes Datum) oder automatisch durch verschiedene Löschfristen in Abhängigkeit von unterschiedlichen Vorgängen bestimmt werden. Wie der Löschtermin bestimmt wird können Sie in der Adresseingabemaske auf der Seite "DSGVO-Einstellungen" einsehen und bearbeiten. Zur Bearbeitung muss der angemeldete Anwender über die Berechtigung "DSGVO-Löschfunktionen" verfügen.

13.0r01 DSGVO 002.png


Erteilen der Berechtigung "DSGVO-Löschfunktionen"

Die Berechtigung zum Ändern des Löschverhaltens und der Löschfristen von Adressdatensätzen müssen Sie sich als "Verwalten" an YPSOS anmelden. Öffnen Sie im Modul "30-Einstellungen" unter "Programmeinstellungen"->"Allgemein" den Punkt "Benutzer und Gruppen". Öffnen Sie den gewünschten Benutzerdatensatz durch einen Doppelklick auf den Benutzernamen. Wechseln Sie jetzt auf den Reiter "Berechtigungen" markieren Sie die Berechtigung "DSGVO-Löschfunktionen".

13.0r01 DSGVO 003.png


Nach dem Sichern des Benutzerdatensatzes verfügt der Benutzer bei der nächsten YPSOS-Anmeldung über die entsprechende Berechtigung.

Festlegung der Löschfristen

Zur automatischen Bestimmung von Löschterminen für Adressdatensätze muss hinterlegt werden, für welche Vorgänge welche Löschfristen gelten.

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Melden Sie sich dazu als Benutzer mit der Berechtigung "DSGVO-Löschfunktionen" an YPSOS an. Öffnen Sie im Modul "30-Einstellungen" unter "Programmeinstellungen"->"Adressen" den Punkt "Löschfristen bearbeiten".


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Hier können sie im linken Bereich der Eingabemaske drei unterschiedliche Löschfristen hinterlegen. "Kurz" in Tagen, "Mittel" und "Lang" in Jahren. Eine weitere Frist "Adressen ohne relevante Daten" ist für Adressdatensätze, auf die keine der im linken Bereich angezeigten Vorgänge mit hinterlegter Löschfrist zutrifft.

In der Liste im linken Bereich können Sie die drei Löschfristen den unterschiedlichen Vorgängen zuweisen. Dabei gilt die einem Vorgang zugewiesene Löschfrist NICHT diesen Vorgang, sondern für den Adressdatensatz, dem ein Vorgang zugeordnet ist. Für einen Adressdatensatz gilt dann jeweils der am weitesten in der Zukunft liegende Termin als gewünschter Löschtermin. Gibt es für einen Adressdatensatz zu keinem Vorgang mit ausgewählter Löschfrist einen Eintrag, wird als Löschfrist der Eintrag unter "Adresse ohne relevante Daten" verwendet.
Bitte beachten Sie, dass die in den Adressdatensätzen hinterlegten Löschtermine bei einer Änderung der Löschfristen nicht automatisch neu berechnet werden. Die Löschtermine werden erst automatisch neu berechnet, wenn ein relevanter Vorgang für einen Adressdatensatz erfolgt, also beispielsweise ein neuer Auftrag geschrieben wird.
Sollen die Löschtermine sofort neu berechnet werden, öffnen Sie eine Liste der Adressen, markieren alle Einträge und rufen im Menü "Spezial" den Punkt "Löschtermin neu bestimmen" auf. Mit diesem Befehl wird die Neuberechnung des Löschtermins für alle ausgewählten Adressen erzwungen. Dieser Vorgang kann je nach Anzahl der Datensätze längere Zeit benötigen!

Ändern des Löschverhaltens für Adressdatensätze

Zum Ändern des Löschverhaltens von Adressdatensätzen muss der angemeldete Benutzer die Berechtigung "DSGVO-Löschfunktionen" besitzen. Mit dieser Berechtigung kann der Benutzer in der Adresseingabemaske auf der Seite "DSGVO-Einstellungen" das Löschverhalten mit einer Auswahlliste auswählen. Dabei stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

  1. Nicht löschen
    der Löschtermin für den Adressdatensatz wird nicht gesetzt, der Datensatz wird nicht zur Löschung vorgeschlagen
  2. Termin manuell
    Der Löschtermin muss manuell eingetragen werden und wird nicht automatisch neu bestimmt
  3. Termin nach Löschfristen
    Bei Auswahl dieser Option berechnet YPSOS sofort automatisch den Löschtermin aus den Löschfristen für die unterschiedlichen Vorgänge und zeigt den Termin an. Der Termin kann manuell nicht geändert werden und wird neu berechnet, sobald ein relevanter Vorgang für den Adressdatensatz erfolgt (z.B. Druck einer Rechnung).

Um das Löschverhalten für eine Auswahl von Adressdatensätzen gleichzeitig zu setzen markieren Sie in der Liste der Adressen die Adressen, welche auf das gleiche Löschverhalten geändert werden sollen. Anschließend rufen Sie im Menü "Spezial" der Liste den Punkt "Löschverhalten ändern" auf.

Farben

Bei der Auswahl der Option "Termin manuell" kann optional noch der Löschtermin gesetzt werden.

Mit Bestätigen des Dialogs wird das Löschverhalten der ausgewählten Adressdatensätze entsprechend gesetzt. Beim Setzen auf "Termin nach Löschfristen" wird der Löschtermin für alle geänderten Adressdatensätze sofort neu berechnet. Dieser Vorgang kann je nach Anzahl der geänderten Adressdatensätze längere Zeit benötigen!

Anzeigen von Adressdatensätze mit überschrittenem Löschtermin

Über einen Eintrag in der Seitenleiste der Adressliste können sehr schnell alle Adressdatensätze angezeigt werden, bei denen der Löschtermin überschritten wurde.

13.0r01 DSGVO 001.png


Verfügt der angemeldete Benutzer über die entsprechenden Berechtigungen, können die Adressen direkt in der Liste gelöscht werden.

Einstellungen für Marketing

Neben den Angaben zum Löschverhalten kann zu jedem Adressdatensatz hinterlegt werden, ob Marketing per Brief, E-Mail oder telefonisch erlaubt ist. Bei nicht hinterlegter Markierung für erlaubtes Marketing per Brief oder E-Mail, gibt YPSOS eine Warnung aus, wenn versucht wird ein Serienbrief bzw. ein Serienmailing an die Adresse zu erzeugen. Die Einstellungen zum Marketing können entweder in der Adresseingabemaske auf der Seite "DSGVO-Einstellungen" für eine Adresse oder über das Menü "Spezial", Punkt "Einstellungen für Marketing" in der Adressliste für eine Auswahl von Adressen gesetzt werden.


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